الفصل الأول - الفعالية المنظمية والمفاهيم الأساسية ذات العلاقة بها

الفصل الأول
الفعالية المنظمية والمفاهيم الأساسية ذات العلاقة بها
Organizational effectiveness and the related main concepts of
the effectiveness
تمهيد: Preface
يتناول هذا الفصل استعراضاً لمفهوم الفعالية وبعض المفاهيم ذات العلاقة بها والممثلة فى مفهومي الكفاءة والأداء والنماذج المستخدمة فى قياس الفعالية، ومداخل الفاعلية المنظمية، وأخيراً السمات الرئيسية للمنظمة الفعالة.
أولاً : مفهوم الفعالية ، الكفاءة ، الأداء
The effectiveness concept. Efficiency and performance
1- مفهوم الكفاءة The efficieney concept
قد يستخدم مفهوم الكفاءة كمرادف للفعالية أحياناً من قبل بعض الباحثين، وعلى الرغم من وجود ارتباط بينهما إلا أنه توجد اختلافات فيما بينهما.
ومن خلال ذلك فقد عرف"خليل" (1986، ص 19) نقلاً عن “Etzioni” الكفاءة على أنها نسبة تقاس بكمية الموارد المستخدمة لإنتاج وحدة مخرجات أي أن الكفاءة تعنى تحقيق نفس المستوى من المخرجات بتكلفة أقل.
كما ذكر" جامع (1975، ص 217) أن الكفاءة تعنى مدى إنتاج أكبر كمية ممكنة من المنتجات بأقل تكلفة ممكنة، أي أن تكون المنظمة أو الوحدة الإنتاجية فى حجمها الأمثل.
ويعرف" عبيد" (1985، ص 13) الكفاءة بأنها" العلاقة بين كمية الموارد المستخدمة فى العملية الإنتاجية وبين الناتج من تلك العملية.
ويوضح "جودة" (1982، ص 3) أن الكفاءة هي تعبير عن عنصر أساسي من عناصر النمو والتقدم للأفراد، ولذلك يقتضى توافر رغبة الفرد فى عمله وقدرته عليه حتى يتمكن من إتقانه، فالرغبة والقدرة هما المحددان للكفاءة، فالقدرة تستلزم المهارة والمعرفة، أما الرغبة فترتبط بظروف العمل المادية والاجتماعية وحاجات الأفراد.
كما يرى "الحنفى" (1987،ص ص 34-35)نقلاً عن “Gibson- Domelly” أن الكفاءة هي" أحد المحاور التى تقاس بها الفعالية المنظمية مثلها فى ذلك مثل الإنتاج والارتضاء، والمواءمة، والتكيف، والتنمية المنظمية".
كما أوضح "محمد" (غير مبين السنة، ص 456) أن لفظ كفاءة يمكن النظر إليه على انه" تعبير عن مدى استخدام الإدارة لعوامل الإنتاج المتاحة فى المنظمة وكلما قرب ذلك الاستخدام من الاستخدام الأمثل كلما كان ذلك أفضل.
كما عرف "السلمى" (1986، ص 334) الكفاءة على أنها القدرة على تحقيق الأهداف المحددة باستخدام الموارد المتاحة أفضل استغلال ممكن.
بينما ذكر "رشيد" (1972، ص 137) أن الكفاءة هي تحقيق أكبر قدر ممكن من النتائج بأقل قدر من الموارد المتاحة.
فى حين عبر" Etzioni" (1977، ص 92) عن الكفاءة بأنها كمية الموارد المستخدمة لإنتاج مخرجات نظام اجتماعى معين.
واشار "عبد المجيد" (1999، ص ص 80-81) أن الكفاءة هي نسبة ما بين الإنتاج "المخرجات" إلى الموارد" المدخلات" المستخدمة فى تحقيق هذه المخرجات، وبالتالي فانه يمكن زيادة كفاءة أي منظمة إنتاجية كانت ام خدمية عن طريق بديل من البدائل التالية:
‌أ- خفض كمية المدخلات مع بقاء كمية المخرجات ثابتة
‌ب- خفض كمية المدخلات بنسبة أعلى من نسبة خفض كمية المخرجات.
‌ج- زيادة كمية المخرجات مع بقاء كمية المدخلات ثابتة.
‌د- زيادة كمية المخرجات بنسبة أعلى من نسبة زيادة كمية المدخلات.
ومن خلال التعاريف السابقة للكفاءة يمكن استخلاص الآتى:
- الكفاءة تعنى حسن استخدام الموارد من خلال التعرف على مقدار المخرجات التى يمكن الحصول عليها من استخدام المدخلات.
- الكفاءة هي علاقة بين كمية المدخلات والمخرجات، وترتفع هذه الكفاءة كلما أمكن الحصول على أكبر قدر من المخرجات بواسطة أقل قدر ممكن من المدخلات مما يعنى ترشيد التكاليف والبعد عن الإسراف.
- الكفاءة تكون فى صورة نسب حيث تحسب بتقدير معدل العائد على رأس المال أو تكلفة إنتاج الوحدة.
- الكفاءة هي قدرة المنظمة على تحديد واستخدام مواردها بأقل تكلفة ممكنة.
- تعتبر الكفاءة أحد معايير الحكم على الأداء بهدف تحقيق أقصى إنتاج ممكن من السلع والخدمات عن طريق الاستغلال الأمثل للموارد.
ومن خلال العناصر السابقة التى يدور حولها مفهوم الكفاءة يمكن القول بأن الكفاءة تعنى محاولة سد الفجوة التى تنشأ نتيجة للفرق بين ما هو كائن وما ينبغي أن يكون، وتحقيق أقصى ربح ممكن بأقل تكلفة ممكنة، ومستوى عال من الجودة خلال زمن محدد.
2- مفهوم الأداء Performance concept:
يعد مفهوم الأداء واحداً من أكثر المفاهيم التى نالت قدراً كبيراً من الاهتمام من قبل الباحثين لما له من تأثير ايجابى على تحقيق الهدف المنشود الذي تسعى إليه أي منظمة، وبالتالي فإن المنظمات جميعها تسعى إلى تحسين الأداء، ورفع معدلاته، وزيادة درجة جودته، باعتباره معياراً ومؤشراً للتقدم الاقتصادي والاجتماعي.
وفى هذا الصدد يشير "عبد المجيد" (1999، ص 103) إلى أن الأداء يمثل مفهوماً متعدد الأبعاد، حيث يمثل الأداء محصلة تأثير العديد من العناصر أو القوى المختلفة سواء داخل أو خارج المنظمة، التى يلعب كل منها دوراً قد يختلف فى طبيعته وتأثيره على أداء المنظمة، ومن ثم يجب إعطاء أهمية لكل هذه العناصر أو القوى، وخاصة تلك التى تتمتع بأهمية نسبية أكبر من غيرها كلما أمكن ذلك.
ويرى "أبو حطب" (1998، ص 284) أن الأداء يقصد به" مدى قيام المنظمة بتحقيق الأهداف من خلال تعبئة وتخصيص الموارد الاقتصادية وتوظيف إمكانات وطاقات المواطنين بغرض المشاركة فى خطط التنمية وتحقيق نوع من الضمير الجماعى لدى المواطنين يوجههم نحو أداء الواجبات المطلوبة منهم".
فى حين يرى "هلال" (1996، ص 19) أن الأداء هو وضع معايير ومقاييس واضحة ومقبولة كهدف يسعى الجميع للوصول إليه، وأداء الفرد لا يظهر نتيجة لقوى أو ضغوط تابعة من داخل الفرد نفسه،ولكن نتيجة لعملية التفاعل والتوافق بين القوى الداخلية للفرد والقوى الخارجية المحيطة به.
وأوضح"عمر" (1997 ص 56) أن الأداء هو درجة كفاءة استخدام الموارد المتاحة وفعاليتها فى تحقيق الأهداف العامة التى من أجلها أنشئت الوحدة، وذلك عن طريق استخدام المدخلات بطريقة سليمة ثم السعى نحو تحقيق الأهداف المحددة.
ويعرف "عبد الرحيم" (1970،ص 82)الأداء نقلاً عن“william leffingwel” بأنه مستوى الإنجاز الذي ينبغي تحقيقه والذي تقاس بواسطته درجة كفاءة العامل.
فى حين أشار" Maynard" (1971، ص 20) للأداء بأنه النسبة بين قدرة العامل إلى الوقت الذي يستغرقة عند استخدامه الطريقة المعتادة، وهو مقياس لقدرة ومجهود العامل.
كما يوضح" أبو الخير" (1974، ص170) أن مفهوم الأداء يشير إلى ما يفعله الشخص تحت الظروف التى يعمل بها، أما كيف يعمل الشخص فى وظيفته؟ فإن هذا يتوقف على قدرته وعلى رغباته أو دوافعه ويمكن أن نعبر عن العلاقة بين هذه العوامل فى المعادلة الآنية:
الأداء = القدرة × الدوافع
وطبقاً لهذه المعادلة فإن الأداء تكون قيمته صفراً إذا غابت القدرة أو غابت الدوافع.
ويرى "عبيد" (1985، ص 20) أن مستوى الأداء يتحدد فى ضوء كل من القدرة على العمل والرغبة فى العمل، أي أن مستوى الأداء = القدرة على العمل × الرغبة فى العمل. فالمقدرة على العمل والرغبة يتفاعلان معاً فى تحديد مستوى الأداء وبذلك يمكن أن تؤثر فى مستوى الأداء، وبالتالي فى الإنتاجية عن طريق تغيير مقدرة الأفراد على العمل وزيادة رغبتهم فيه.
ويذكر كل من “Gibson and Donnelly” (1979، ص 353) أن أداء الفرد يمكن أن ينظر إليه على أنه الأنشطة التى تم أدائها والجهد المبذول فيها، بينما يعرف "جودة" (1982، ص 15) الأداء على أنه المخرجات (بمواصفات محددة وبأقل تكلفة ممكنة) مقدرة بساعة عمل واحدة.
ويعرف " أبو السعود" (1987، ص 342) معدلات الأداء بأنها إنتاج الشخص لعمل معين فى وقت محدد ومستوى جودة متفق عليه.
أما "شاويش" (1990، ص 102) فيعرف معدلات الأداء بأنها" الميزان الذي يمكن بواسطته أن يزن المقيم إنتاجية الموظف لمعرفة مدى كفاءته فى العمل من حيث الجودة والكمية خلال فترة زمنية محددة".
كما يشير "عبد المحسن" (1997، ص 3) إلى أن المقصود بمفهوم الأداء هو المخرجات أو الأهداف التى يسعى النظام إلى تحقيقها، ولذا فهو مفهوم يعكس كلاً من الأهداف والوسائل اللازمة لتحقيقها، أي أنه مفهوم يربط بين أوجه النشاط وبين الأهداف التى تسعى هذه الأنشطة إلى تحقيقها داخل المنظمة.
بينما نجد "السلمى" (1997، ص ص 109-111) يعرف الأداء بأنه السلوك الإنساني فى مواقع العمل، أي الإنجاز الذي يتحقق نتيجة ما يبذله الفرد فى عمله من مجهود بدنى وذهنى،كما أشار إلى أن كفاءة الأداء البشرى تتحدد بما يلي:
أ- صفات الفرد والممثلة فى:
1- القدرة (المهارات، والمعارف، والمعلومات، والخبرة العملية).
2- الرغبة (الدوافع، والتحمس، والاقتناع، والحوافز).
3- التركيب النفسى.
4- التركيب الاجتماعي.
ب-خصائص العمل والمنظمة والممثلة فى
1- واجبات ومهام العمل.
2- نظم وقواعد العمل.
3- إمكانات ووسائل العمل.
4- الإشراف والقيادة.
5- جماعة العمل.
ومن خلال التعاريف السابقة لمفهوم الأداء يمكن استخلاص الآتى:
- الأداء هو قدرة المنظمة أو الهيئة على إدارة نفسها بكفاءة وفعالية عالية.
- الأداء هو الجهد المبذول من قبل الفرد للقيام بأعمال معينة سواء كان جهداً عضلياً أو ذهنياً.
- الأداء هو الأهداف والخطط والمخرجات التى تسعى المنظمة إلى تحقيقها.
- يتضمن الأداء عناصر تتمثل فى:
- واجبات وظيفية معينة ينبغي أن يقوم بها الفرد، وإنجاز أو ممارسة عملية لتلك الواجبات والمهام، وحالة الإنجاز ذاتها.
- تتوقف فعالية الأداء على عوامل أهمها:
أ‌- تحقيق الأهداف بدقة وكفاءة
ب‌- تحقيق النتائج المطلوبة كمياً ونوعياً
ت‌- تحقيق النتائج المطلوبة فى الوقت المحدد لها.
ومن خلال العناصر السابقة التى يدور حولها مفهوم الأداء يمكن القول بأن الأداء الجيد عبارة عن محصلة الكفاءة، والفعالية، والجودة المطلوبة والتى تسعى المنظمة إلى تحقيقها وفقاً للخطة المقررة والأهداف المأمولة خلال زمن محدد.
3- مفهوم الفعالية The effectiveness concept
يعد مفهوم الفعالية واحداً من أكثر المفاهيم صعوبة وتعقيداً لدى العلماء ومن يقومون بدراسة المنظمات الاجتماعية،ولم يكن هذا الاهتمام بفعالية المنظمات نابعاً من فراغ ، بل لحاجة المجتمع إلى التعرف على درجة فعالية هذه المنظمات، وعلى الرغم من كثرة الدراسات والبحوث التى تمت فى هذا المجال إلا أنه لا يوجد اتفاق أو إجماع على ما تعنيه الفعالية بشكل محدد، كما يزيد من الصعوبة والتعقيد عدم الاتفاق على كيفية قياسها، أو صعوبة اختيار المقاييس الملائمة لها حيث أن ما يصلح لقياس فعالية أحد المنظمات قد لا يتناسب مع منظمات أخرى.
ويشير "سليمان" (غير مبين السنة،ص ص 122-127) إلى الفعالية باعتبارها من المتغيرات المستقلة أهمها الكفاءة فى استخدام الموارد لتحقيق الأهداف المحددة.
بينما يرى "John" (1980، ص 93) أن الفعالية تعنى الأثر المرغوب أو المتوقع الذي يخدم غرضاً معيناً.
فى حين أشار "David" (1975، ص 322) بأن الفعالية هي القدرة على أداء الأفعال الصحيحة.
وقد عرض "Etzioni" (1964، ص 141) أن فعالية المنظمة يقصد بها درجة النجاح فى تحقيق الأهداف التى قامت من أجلها المنظمة، وتختلف درجات الفعالية بحسب مدى النجاح فى تحقيق تلك الأهداف.
ويشير "الضرغامى" ( 1980، ص 65) إلى الفعالية بأنها درجة تحقيق الأهداف حيث انه كلما زادت درجة الفعالية زادت القدرة على تحقيق أهداف المنظمة، والعكس صحيح كلما انخفضت درجة الفعالية قلت القدرة على تحقيق الأهداف.
وأوضح " James price" (1969، ص 5) أن الفعالية تعنى قدرة المنظمة على تحقيق أهدافها، بينما يرى “Deen, champion" (1975، ص 197) أن الفعالية هي مدى قدرة المنظمة على تحقيق أهدافها ومواءمتها مع بيئتها الخارجية.
وقد ذكر "الحنفى" (1987، ص ص 31-32) نقلاً عن “James” أن الفعالية المنظمية هي:
أ‌- مدى قدرة المنظمة على تحقيق أهدافها.
ب‌- مدى تحقيق المنظمة للأهداف المخطط لها.
ت‌- مدى قدرة المنظمة على اختيار الغايات المناسبة.
ويرى "paul kenneth " (1972،ص ص 101-103) أنه لكي يمكن تحقيق فعالية التنظيم فانه ينبغي توافر التكامل بين أهداف الأنظمة الفرعية المكونة لها وبين أهداف المرؤوسين العاملين فيه، حيث أن تحقيق هذا التكامل يؤدى إلى تحقيق الأهداف ورفع معنويات الأفراد التى تؤثر على الإنتاجية.
ويذكر "خليل" (1986، ص 17) أن تعريف الفعالية المنظمية يتوقف على المدخل الذي يستخدم لقياسها، فوفقاً لمدخل الهدف يتم تعريف الفعالية المنظمية على أنها درجة تحقيق المنظمة وإنجازها لأهدافها، ووفقاً لمدخل موارد النظام تعرف بأنها قدرة المنظمة على إقتناء الموارد (المدخلات) وبالنسبة لمدخل العمليات فانه يتم تعريف المنظمات الفعالة بأنها تلك المنظمات التى تتصف عملياتها الداخلية بخصائص تنظيمية معينة، أما مدخل جمهور المتعاملين فيعرف الفعالية المنظمية بأنها درجة إشباع المنظمة لحاجات جمهور المتعاملين مثل العاملين بالمنظمة والموردين والعملاء.
ويعرف "James Gibson"(1979، ص ص 26-27) الفعالية التنظمية بأنها الأداء الأمثل للنتائج المخططة عن طريق كفاءة استخدام الموارد المحدودة وفى ظل الظروف البيئية التى تعمل فيها المنظمة.
وأشار "محمود" (1991، ص 28) نقلاً عن “Suchonr, uchtman” إلى أن الفعالية تتحدد على أساس القدرة التفاوضية للمنظمة فى الحصول على الموارد القيمة والنادرة من البيئة المحيطة.
فى حين أوضح "هندى" (1984، ص ص 10-15) أن الفعالية تعبر عن مدى قدرة المنظمة على تحقيق قدر ضئيل من أهدافها ولو يمثل حد أدنى من الإشباع لتوقعات القوى البيئية والاستراتيجية والتى تستمد منها المنظمة استمرارية وجودها وبقاءها.
ومن التعاريف السابقة لمفهوم الفعالية يمكن استخلاص الآتى:-
- الفعالية هي درجة تحقيق المخرجات للأهداف المطلوب تحقيقها.
- الفعالية هي قدرة المنظمة على تلبية وإشباع متطلبات وحاجات الأفراد بما يحقق أهدافهم مما ينعكس على قوة وتقدم المجتمع.
- تعبر الفعالية عن العلاقة بين المخرجات والأهداف، وترتفع الفعالية كلما أمكن تحقيق أكبر قدر من الأهداف المحددة.
ومن خلال العناصر السابقة التى يدور حولها مفهوم الفعالية يمكن القول بأن الفعالية تعنى قدرة المنظمة على تحقيق أهدافها، وذلك من خلال الحصول على الموارد اللازمة لها من البيئة المحيطة، والتوظيف الأمثل لهذه الموارد وتحويلها إلى مخرجات ومنتجات لازمة للبيئة مما يؤدى إلى المساهمة فى برامج ومشروعات التنمية" وهو المفهوم الذي ستتخذه الدراسة مفهوما إجرائياً لها.
مما سبق يمكن القول بأن تعدد مفاهيم الفعالية واختلافها قد يترتب عليه الاختلاف فى قياس فعالية المنظمات،ولهذا سوف يتم استعراض أهم النماذج التى يمكن استخدامها فى قياس الفعالية.
ثانياً: النماذج المستخدمة فى قياس الفعالية
The models used to measure effectiveness
ترتب على عدم تحديد مفهوم موحد للفعالية تعدد الطرق والنماذج المستخدمة فى قياسها، وهذه النماذج تختلف باختلاف المنظمات من حيث طبيعة نشاطها وأهدافها ومدى قدرتها على المساهمة فى تحقيق رغبات المجتمع.
ومن هذه النماذج يذكر "خليل" (1986،ص ص 32-33) نقـلاً عــن “Caplow” نموذجه الذي يحتوى على أربعة محاور ممثلة فى الآتى:
1- الثبات والاستقرار : ويقصد به قدرة المنظمة على تدعيم بنائها المنظمى أي المحافظة على مواردها أو زيادتها ويتضمن هذا المحور كلاً من مدى القدرة على استمرارية البرامج القائمة، واستحداث برامج جديدة،وتحقيق أهدافها، وحل مشاكل العاملين بها.
2- التكامل والصلابة الداخلية: وهو قياس قدرة المنظمة على زيادة معدل التفاعل بين مختلف وظائفها، والتحكم فى الصراعات الداخلية بها ويتحقق هذا المحور بتوفير العدالة الحقيقية بين أعضاء المنظمة، ومنع التكتلات المنظمية وزيادة الاتصالات، وإلمام الأعضاء ببرامج المنظمة،والاتفاق فيما بين الأعضاء على أهداف المنظمة، والعمل على تجميع الأعضاء فى موقع واحد بدلاً من تشتتهم فى أماكن متفرقة.
3- الإرادية أو الاختيارية (الطواعية): ويقصد بها قدرة المنظمة على تحقيق التكافؤ بين افرادها وجماعاتها بدون ضغوط أو إجبار، أي أنه يقيس مدى قدرة المنظمة على توفير الرضا لأعضائها وتقوية رغبتهم فى استمرار عضويتهم بالمنظمة وتشجيعهم على المشاركة الحقيقية.
4- الانجاز: ويعبر عن النتيجة النهائية التى قامت المنظمة بتحقيقها ويلزم تقييم هذه الإنجازات المنظمية بدرجة مقبولة من الموضوعية.
ويذكر "الحنفى" (1987، ص ص 34-37) أن من مقاييس فعالية المنظمات مقياس “Gibsom- Demmelly” وتنحصر محاور هذا المقياس فيما يلي:-
1- الإنتاج : ويعكس مدى قدرة المنظمة على الإنتاج الكمي والكيفى للمخرجات والتى تحتاج إليها البيئة المحيطة ويتضمن هذا المحور تقدير الإنتاج أو المبيعات أو عدد الخريجين أو عدد المرضى أو عدد العملاء.
2- الكفاءة: وهى العلاقة بين كمية المدخلات والمخرجات حيث تحسب الكفاءة بتقدير معدل العائد على رأس المال، أو تكلفة الإنتاج للوحدة ، أو تكلفة علاج مريض، أو تكلفة تعليم طالب،وتكون الكفاءة فى صورة نسب.
3- الارتضاء: ويعتبر من أهم المحاور للفعالية المنظمية فلا شك أن الأفراد الذين يتصفون بمعدلات إرتضاء نفسى مرتفع غالباً ما يتمكنون من القدرة على الإنتاج الأكبر.
4- المواءمة والتكيف: وهى مدى قدرة المنظمة على الاستجابة للتغيرات الداخلية والخارجية.
5- التنمية المنظمية: أي مدى قيام المنظمة بعمليات استثمارية بهدف زيادة قدرتها على البقاء للمدى الطويل، ومن تلك العمليات على سبيل المثال تنفيذ البرامج التدريبية.
وقد أوضح "الحنفى" أيضا نقلاً عن “champion” مجموعة من محاور الفعالية تضمنت:
1- المرونة: استخدام الأداء والمقترحات الجديدة لدراسة المشكلة.
2- التنمية: إعداد الأفراد المشاركين فى الأنشطة التنموية.
3- التماسك: قلة الشكاوى والمظالم.
4- الإشراف الديمقراطى: مشاركة المرؤوسين فى اتخاذ القرارات.
5- الثقة: تحقيق الأهداف بدون الحاجة إلى ضبط.
6- الاختيار: عدم قبول العاملين المتطرفين والمطرودين من المنظمات الأخرى.
7- التنوع: المدى الواسع للمسئوليات الوظيفية وقدرات العاملين بالمنظمة.
8- التفويض: تفويض سلطات المشرفين إلى المرؤوسين.
9- المساومة: المساومة مع المنظمات الأخرى.
10- توضيح النتائج:توضيح الآراء والنتائج وليس الإجراءات.
11- التوظيف: المرونة فى تعيين العاملين وإجراء الترقيات.
12- التنسيق: الأنشطة التنسيقية مع المنظمات الأخرى.
13- اللامركزية: القرارات الإجرائية المفوضة للمرؤوسين.
14- الفهم: مدى قبول فلسفة المنظمة وسياستها من المجتمع.
15- الصراع: الصراع بين وحدات المنظمة حول السلطة.
16- تخطيط العاملين : مدى تغيب العاملين وتنقلاتهم.
17- الدعم الإشرافى: مدى دعم المشرفين لمرؤسيهم.
18- التخطيط: العمليات المخططة لتجنب الوقت الضائع.
19- التعاون: العمليات المنفذة مع المنظمات الأخرى.
20- الإنتاجية: الأداء الكفء والاستخدام الأمثل لمهارات وقدرات العاملين.
21- الاتصال: مدى تدفق المعلومات داخل المنظمة.
22- التنقلات: قلة التنقلات الناتجة من عدم القدرة على أداء الوظيفة.
23- المبادأة : المبادأة لتطوير أساليب العمل.
24- الضبط الإشرافي: إشراف الرؤساء لتطوير العمل
كما قدم “chris” (1964، ص ص 146-163) نموذجاً حدد فيه مجموعة من الخصائص لقياس فعالية المنظمات وهى:
1- خلق ومراقبة التنظيم الكلى ويكون ذلك من خلال العلاقات المتداخلة لكل الإجزاء المكونة له.
2- إدراك التكامل بين أجزء التنظيم.
3- تحقيق الأهداف الكلية للتنظيم.
4- القدرة على التأثير الداخلي وتوجيه الأنشطة فى الاتجاه المرغوب فيه.
5- القدرة على التكيف مع المتغيرات الخارجية.
6- تأثر الأنشطة الأساسية بالماضى والحاضر والمستقبل.
ومن الواضح أن النموذج الذي قدمه " chris" يركز على النواحى السلوكية والتنظيمية، بينما تجاهل النواحى الاقتصادية.
وقد قام بعض العلماء بتجميع الدراسات الخاصة بالفعالية المنظمية وذلك كمحاولة لحصر المحاور أو المؤشرات أو المعايير التى من خلالها يمكن الحكم على فعالية المنظمة.
وقد أوضح "محمود" (1991، ص ص 37-38) نقلاً عن الدراسة التى قام بها "steers" أن هناك سبعة عشر نموذجاً تستخدم فى قياس فعالية المنظمات ، كل منها يستخدم معياراً أو أكثر فى المقياس ، والجدول التالى يوضح ذلك.


جدول رقم (1) المعايير المستخدمة فى سبعة عشر نموذجاً للفعالية وعدد مرات تكرار كل منها
معايير القياس عدد مرات استخدام المعيار
- التكيف والمرونة 10
- الإنتاجية 6
- الرضا الوظيفي 5
- إمكانية الربح 3
- تملك مصادر الثروة 3
- غياب التوتر الوظيفي 2
- الرقابة على البيئة الخارجية 2
- تنمية القوى العاملة 2
- الكفاءة 2
- استقرار قوة العمل 2
-النمو 2
- تكامل الأهداف الفردية مع أهداف التنظيم 2
- الاتصالات المفتوحة 2
- البقاء 2
- معايير أخرى 1
المصدر: دراسة محمود ( 1991،ص ص 37 : 38)

ويتضح من الجدول السابق أن معياراً واحداً فقط وهو التكيف والمرونة قد استخدما فى عشرة نماذج من سبعة عشر نموذج ، يليه معيار الإنتاجية والذي استخدم فى ستة نماذج ثم يأتى فى المرتبة الثالثة معيار الرضا الوظيفي والذي استخدم فى خمسة نماذج فقط.
كما يتضح من الجدول السابق أن الاتفاق ضئيل بين الباحثين فيما يتعلق بالمعايير التى يمكن استخدامها لقياس فعالية المنظمة.
ثالثاً: مداخل الفعالية المنظميةOrganizational effectiveness approach
تركز المداخل المختلفة للفعالية المنظمية سواء كانت تقليدية أو حديثة على فكرة التفوق والامتياز التننظيمى لتحقيق النجاح المنظمى والذي يحدد المنظمات الفعالة من حيث النواحى التالية (الشواف، 1991، ص 51)
- قدرتها على استغلال بيئتها باستخراج الموارد النادرة الضرورية لبقائها.
- قدرتها علىادراك ووعى وتفاعل عملياتها وسلوكها الداخلي وتفاعل أنظمتها مع بعضها البعض
- قدرتها على تأمين حاجات المستفيدين منها.
- قدرتها على إرساء شرعية وجودها وممارسة مهامها وعلى ثقة جمهور المستفيدين من أهدافها ونشاطها.
- قدرتها على مواكبة ومسايرة المتناقضات والتعقيدات، بالإضافة إلى مسايرتها للقيم المتنافسة داخل وخارج المنظمة.
ومن ثم فان أي تعريف للفعالية المنظمية لابد وأن يتوقف على المدخل المستخدم فى دراستها، وبالتالي يمكن تحديد أهم مداخل الفعالية فيما يلي:
1- مدخل الأهداف Goal Approach
ويعتبر مدخل رئيسي للعديد من نماذج الفعالية المنظمية حيث أنه يهتم بمدى تحقيق المنظمة لأهدافها والوصول إلى النتائج المطلوبة،ويكمن وراء هذا المدخل فكرة المنظمة باعتبارها نظاماً رشيداً يحاول تحقيق الحد الأقصى من الأهداف الموضوعية بأقصى قدر ممكن من الكفاءة.
ويعتبر هذا المدخل طريقة مناسبة لتحديد الفعالية فى حالة إذا ما أريد معرفة مدى تحقيق المنظمة لأهدافها الموضوعة من خلال درجة تسرب العاملين، والغياب، والإنتاجية،وعلى الرغم من بساطة هذا المدخل إلا أنه يعاب عليه تركيزه واقتصاره على الأهداف فقط عند قياس الفعالية المنظمية دونما النظر إلى الوسائل والإمكانيات التى تتحقق بها هذه الأهداف.
2- مدخل العمليات Process Approach
ويسمى بمدخل النسق المغلق حيث أنه يركز على العمليات التنظيمية الداخلية للمنظمة باعتبارها خصائص محددة للفعالية،حيث يضع هذا المدخل عدداً من الخصائص التنظيمية لوصف الفعالية تتمثل فى تقليل الإجهاد والتوتر داخل المنظمة، وتحقيق درجة من التكامل بين أهداف الأفراد وأهداف المنظمة،ودرجة الاستفادة من طاقات الأفراد والجماعات،ودرجة تدفق المعلومات رأسياً وأفقياً داخل المنظمة، ومدى سهولة أداء الوظائف الداخلية، ومدى توفير المناخ الذي يشجع على النمو فى المنظمة.
ومن أهم مقاييس هذا المدخل هي المرونة، والحصول على العمالة واستقرارها واستخدامها والتكيف.
أما ما يؤخذ على هذا المدخل فيتمثل فى صعوبة إخضاع العمليات المنظمية للدراسة والتحكم،حيث أن توافر خصائص منظمية معينة ليس دليلاً على فعالية المنظمة، بجانب تجاهله لمجموعة من الأبعاد الهامة والمؤثرة على الفعالية منها على سبيل المثال المخرجات والمدخلات، بالإضافة إلى تجاهلة لعلاقة المنظمة مع البيئة الخارجية (خليل، 1986، ص ص 22-23).
3- مدخل موارد النظام System Resources Approach
ويشير هذا المدخل إلى الفعالية على أنها عبارة عن محصلة الوظائف المنظمية وأنشطتها الموجهة لاستغلال الحد الأقصى من الموارد المتاحة فى البيئة على هيئة عوائد تحققها المنظمة، بمعنى أن هذا المدخل يحلل قدرة متخذى القرار فى المنظمة على توزيع الموارد بين الأهداف المتنافسة بكفاءة. كما أنه يحاول قياس نجاح هؤلاء الأشخاص فى تأمين الموارد الكافية لضمان مواجهة الحد الأدنى من هذه الأهداف، ويعاب على هذا المدخل عدم تركيزه على هدف محدد يجب أن تسعى إليه المنظمات، وإنما يركز على الوسائل اللازمة لتحقيق الفعالية الكلية (عبد المجيد، 1999، ص 84).
ويعاب على هذا المدخل قلة الاهتمام بعلاقات المنظمة مع بيئتها الخارجية إلا بالقدر الذي يتعلق بتأمين الموارد، وأخيراً صعوبة وضع معايير مقبولة للكفاءة فيما يتعلق بالتوزيع الأمثل للموارد، (خميس، 1989، ص 59).
4- مدخل النسق المفتوح open system Approach
ينظر هذا المدخل للمنظمة باعتبارها نسقا مفتوحاً يتعايش مع البيئة الخارجية من خلال علاقات متبادلة تستطيع من خلالها المنظمة استغلال عناصر البيئة المتوافرة الاستغلال الأمثل لتنميتها وذلك كمدخلات للمنظمة أما مخرجاته فهي ما تقدمة للجمهور من خدمات يمكنه الاستفادة منها، أي أن هذا المدخل يربط فعالية المنظمة بمدى قدرتها على الحصول على الموارد اللازمة لها من البيئة المحيطة وتحويلها إلى مخرجات ومنتجات لازمة للبيئة مع المحافظة على استمرارية المنظمة (Miles, 1980, P369)
ويعتبر هذا المدخل من أهم مداخل الفعالية وذلك لأنه يتضمن كافة العناصر المستخدمة فى قياس الفعالية المنظمية – حيث أنه يركز على مدخلات المنظمة فى صورة عملياتها وخصائصها، وعلى مخرجاتها فى صورة تحقيق أهدافها، وعلى جمهور المستفيدين فى صورة مدى رضا العملاء عن المخرجات الموجهة لهم.

5- مدخل التطوير التنظيمي self development
ويركز على قدرة المنظمة على تطوير ذاتها بذاتها كمعيار للحكم على مدى فعاليتها فى نطاق إطار سلوكى متعدد المتغيرات والأبعاد، حيث يتم التأكيد بشكل خاص على المتغيرات الإنسانية التى تؤثر فى البيئة والتى تتأثر بها ، وبمدى قدرة المنظمة على مواجهة الاحتياجات الجماعية لكافة أفرادها، كما يعمل هذا المدخل على دمج الأهداف التنظيمية مع الاحتياجات الفردية للنمو والتطور، كما أنه يهدف بالدرجة الأولى إلى تصميم منظمة أكثر فعالية،ويعاب على هذا المدخل أن الأهداف تكون معنية بالوضع النفسى للمنظمة ومن ثم فأنها تخضع للتقييم الشخصى فقط،ومن ناحية أخرى فإن هذا المدخل يمتاز بأنه أسلوب يعترف بأن فعالية المنظمة تقيم بقدرتها على التطوير الكافى لأفرادها العاملين بها على جميع مستوياتهم وليس فقط بمعايير الكفاءة والإنتاج (الشواف، 1991
ص ص 78-80).
6- مدخل تحقيق الحد الأمثل من الاهدافSystem of optimal level of objectives
ويركز هذا المدخل على تحديد الأهداف وتقييم الإنجازات،ويطلق البعض عليه المدخل البيئى ويرى (هندى، 1984، ص 5) أن الفعالية المنظمية تتحقق وفقاً لهذا المدخل على أساس قدرة المنظمة على تحقيق الحد الأدنى من الإشباع لتوقعات ورغبات كافة الأهداف المتصلة بالمنظمة سواء داخلها أو خارجها ويرى (عبد المحسن 1997، ص ص 20-24) أنه لا بد للنظام من أن يحدد الهدف من وجوده وفقاً لهذا المدخل والموارد المتاحة لتحقيق هذه الأهداف من خلال تقدير متطلباتها، ووضع وسيلة لتنسيق جهودة من خلال تقسيم العمل والمسئوليات وتنسيقها، ويعاب على هذا المدخل أن التوازن بين الرغبات المتناقضة للأفراد أو المجموعات المختلفة المعنية بالمنظمة يعتبر مشكلة أساسية تواجه الإدارة بمعنى تعدد الأهداف والتناقض بينهما ورغم تعدد وتنوع مداخل الفعالية المنظمية والتى سبق الإشارة إليها إلا أنه من أهم مداخل الفعالية المنظمية والتى تلقى قبولاً شديداً بين معظم المتخصصين فى دراسة المنظمات هو مدخل النسق المفتوح،وذلك لأنه يتضمن كافة العناصر المستخدمة فى قياس الفعالية المنظمية ، وعليه سوف تتخذه الدراسة الحالية سنداً لها فى قياس الفعالية المنظمية.
واستناداً إلى مدخل النسق الاجتماعي المفتوح السابق الإشارة إليها، يمكن تحديد ثلاثة محاور رئيسية لقياس الفعالية المنظمية وهى:

أ‌- قدرة الجمعية على تعبئة الموارد الضرورية لممارستها لأنشطها.
ب‌- قدرة الجمعية على توظيف الموارد المتاحة فى أداء أنشطتها.
ت‌- درجة مساهمة الجمعية فى برامج التنمية.
لذلك ستركز الدراسة الحالية على استخدام هذه المحاور الثلاثة فى قياس الفعالية المنظمية.



صيانة





من خلال
عمليات

بقاء المنظمة على المدى الطويل
مدخلات
تحويل
مخرجات







تكيف





شكل رقم (1) مكونات الفعالية المنظمية فى مدخل النسق المفتوح
المصدر: (miles, 1980, P 369)

رابعاً: الخصائص الرئيسية للمنظمة الفعالةThe main characteristics of effective organization
يرى " درة " (1984، ص ص 13-14) أن هناك مجموعة من السمات يمكن من خلالها الحكم على فعالية المنظمة وهى:
1- المرونة.
2- الكفاءة.
3- التوازن بين حاجات الأنظمة الفرعية الاجتماعية والفردية فى المنظمة.
4- وضوح الأهداف والخطط والالتزام بها.
5- وجود تغذية عكسية.
6- التواصل المفتوح على البيئة والقوى المؤثرة فيه.
7- ارتباط الهيكل التنظيمي بالأهداف والمهام الوظيفية.
8- تفويض السلطة.
9- وجود نظام حوافز ملائم وعادل.
10- التعاون بدلاً من التنافس.
11- التكامل بين أهداف الأفراد والمنظمة.
مما سبق يمكن القول بأن المنظمة الفعالة تتصف بالآتى:
1- زيادة المشاركة الشعبية وإيجابية غالبية أفراد المجتمع وعدم عزوفهم عن المشاركة فى المجهودات التنموية.
2- عدم غياب التنسيق بين مختلف الهيئات والمنظمات العاملة بحيث تعمل المنظمات بطريقة جماعية.
3- الحد من الإزدواجية والتعارضية التى قد تنشأ نتيجة لغياب التنسيق بين المنظمات.
4- مسايرة التطور والتقدم الذي يصاحب هذا العصر بما فيه من مفاهيم طرأت على الصعيد الدولي مثل: الخصخصة، والعولمة، والشراكة والتطبيع، والعصرنة ، والحوكمة، …… وغيرها.
5- زيادة فعالية نظام الإدارة المحلية فى التنسيق بين مختلف الجهود التنموية.
6- الاهتمام بالإشراف، والمتابعة، والمراقبة، والتقييم المستمر على جميع المستويات (الإدارية- الفنية- الشعبية).
7- زيادة الندوات واللقاءات والبرامج التدريبية لبعض الكوادر الشبابية، والقيادات فى المجالات التنموية.
8- ضرورة وضوح الأهداف العامة للمنظمة وإدراك الأفراد للعلاقة بين الأهداف الجزئية وبين الهدف العام للمنظمة مما يؤدى إلى الوضوح والقدرة على تحقيق الإنجازات الفعلية التى تسعى إلى تحقيقها المنظمة.
9- ارتفاع الروح المعنوية للعاملين فى المنظمة.
10- الإسراع فى إتخاذ القرارات المدروسة.
11- عدم وجود تضارب فى اتخاذ القرارات.
12- البعد عن روتينية ونمطية الأداء.
13- الحد من المركزية الزائدة عن الحد.
14- الرضا الوظيفي واستقرار العمل.
15- الاستخدام الأمثل للموارد والامكانات المادية والبشرية.
16- التوثيق الدقيق للمعلومات والبيانات.
17- انخفاض عوامل الاحتكاك والنزاع ما بين الأفراد والجماعات.
18- الاهتمام بالجانب الإنساني للأعضاء.
19- عدم تقليص العلاقات الشخصية بين أعضاء المنظمة.
20- القياس المستمر للنتائج المتحققة بجانبها المادى والإنساني وفقاً للأسلوب العلمي.
21- أن تسعى المنظمة إلى تحقيق التوافق الاجتماعي بين أفراد المجتمع.
22- أن تتسم المنظمة بالحساسية الفائقة لاحتياجات البيئة ثم عليها أن تتجاوب مع هذه الاحتياجات.